Formations OUTLOOK.
et
Gestion des Emails.
 

FICHE FORMATION

1. Présentation générale

Plongez dans le monde numérique avec notre formation initiale à Microsoft Outlook, une porte d’entrée vers une communication efficace et organisée. Que vous soyez un novice en informatique ou que vous cherchiez à peaufiner vos compétences, cette formation est conçue pour vous.

Imaginez avoir un assistant personnel qui gère vos emails, organise votre calendrier, suit vos tâches et même gère vos contacts. C’est ce que fait Outlook pour vous. Il est comme un couteau suisse pour la communication numérique et la gestion de l’information.

Au cours de cette formation, vous découvrirez comment Outlook peut transformer votre façon de communiquer. Vous apprendrez à envoyer et à recevoir des emails, à organiser vos messages dans des dossiers et à utiliser des règles pour automatiser la gestion de vos emails. Vous découvrirez comment utiliser le calendrier pour planifier des réunions, partager votre emploi du temps et même gérer les invitations à des réunions. Vous apprendrez également à créer et à suivre des tâches, à gérer vos contacts et à personnaliser Outlook pour qu’il réponde à vos besoins spécifiques.

Mais ce n’est pas tout. La sécurité de vos communications est une priorité pour nous. C’est pourquoi nous mettons l’accent sur la protection de la confidentialité de vos emails et l’utilisation des fonctionnalités de sécurité d’Outlook. Vous apprendrez à protéger vos informations sensibles et à prévenir les cyber-attaques.

Et une fois que vous aurez maîtrisé les bases, vous pourrez passer à notre formation avancée. Vous y découvrirez des fonctionnalités plus complexes d’Outlook, comme l’automatisation des tâches répétitives avec des macros, la création de vues personnalisées pour les emails, le calendrier, les contacts et les tâches, et bien plus encore.

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La formation Outlook, que nous proposons a donc pour but  de faire découvrir et d'expliciter les rudiment d'Outlook et de la communication par emails pour ce qui concerne la session d'initiation.

Elle a ensuite pour but, d'en approfondir les notions et la sécurité pour ce qui concerne la session d'approfondissement.

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Alors, êtes-vous prêt à découvrir comment Outlook peut enrichir votre façon de communiquer et renforcer la sécurité de vos communications ? Rejoignez-nous pour cette aventure d’apprentissage passionnante et enrichissante !

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Selon les possibilités et desirata des personnes formées ainsi que des financeurs, chaque formation nécessitant une partie théorique ainsi qu'une partie pratique plus ou mois longue peut donc être contractée en un minimum de 2 jours et étendue à une semaine de 5 jours

(Voir au début : programmes en 2 ou 5 jours téléchargeables au format PDF). ​

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2. Public concerné:

 

Pour ce qui concerne la session d'initiation, la présente formation est adaptée à toute personne capable d'allumer et d'éteindre un ordinateur, consciente de l'utilité de savoir utiliser Outlook et la gestion des emails.

Pour ce qui concerne la session d'approfondissement, la présente formation est adaptée à toute personne maîtrisant les rudiment d'Outlook et de la gestion des emails et désireuse d'en approfondir les fonctionnalités ainsi que la sécurité.

La présente formation est principalement adaptée à des personnes désirant  améliorer leurs compétences à la fois dans le cadre de leur évolution personnelle et de leur évolution professionnelle. 

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3. Objectifs des formations :

La formation initiale à Microsoft Outlook est conçue pour familiariser les participants avec les fonctionnalités de base d’Outlook pour une communication efficace et organisée. Les objectifs principaux de la formation sont d’apprendre à gérer les emails, à organiser le calendrier, à suivre les tâches et à gérer les contacts. Un accent particulier est mis sur la sécurité des communications pour aider à protéger les informations sensibles. Cette formation prépare également les participants à une formation avancée, où ils pourront découvrir des fonctionnalités plus complexes d’Outlook. En somme, cette formation vise à améliorer la productivité, à renforcer la sécurité des communications et à préparer à une utilisation plus avancée d’Outlook.

La présente formation a donc pour objectif de vous faire découvrir les rudiment de Powerpoint ou de permettre d'en approfondir les fonctionnalités.

Pour les demandeurs d'emploi, le but est de leur permettre de mieux maîtriser un outil le permettant augmentant considérablement leurs chances de trouver ou de retrouver un emploi.

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4. Niveau préalablement requis .

 

Idéalement, niveau collège au minimum.

5. Programmes et étapes de la formation développé sur 5 jours pouvant être contractés sur 3. 

Programme de la formation d'initiation à l'utilisation d'Outlook en 5 jours

Les bases d'Outlook

 Jour 1 : Introduction à Outlook

Matin : Introduction à Outlook

-      Présentation d’Outlook

-      Navigation dans l’interface

-      Configuration d’un compte de messagerie

-      Envoi et réception d’emails

-      Gestion des pièces jointes

Après-midi : Gestion de la messagerie

-      Répondre, transférer un email

-      Utilisation de la fonction “Cc” et “Cci”

-      Marquage des emails importants

-      Gestion des pièces jointes

-      Utilisation des filtres pour trier les emails

   Jour 2 :  Organisation des emails

Matin : Utilisation des dossiers

-      Création et gestion des dossiers pour organiser les emails

-      Création et utilisation de règles pour automatiser la gestion des emails

-      Utilisation des catégories pour organiser les emails

Après-midi : Gestion avancée des emails

-      Recherche d’emails

-      Utilisation des filtres pour trier les emails

-      Création et utilisation de catégories pour organiser les emails

-      Gestion des pièces jointes

   Jour 3 : Calendrier et planification

Matin : Gestion du calendrier

-  Création et modification d’événements dans le calendrier

-  Partage du calendrier avec d’autres utilisateurs

-  Gestion des fuseaux horaires

Après-midi : Planification de réunions

-      Planification de réunions

-      Utilisation des rappels

-      Gestion des invitations à des réunions

-      Gestion des fuseaux horaires

   Jour 4 : Contacts et tâches

Matin : Gestion des contacts

-      Ajout et gestion des contacts

-      Création de groupes de contacts

-      Importation et exportation de contacts

Après-midi : Suivi des tâches

-      Création et suivi des tâches

-      Utilisation des catégories pour organiser les tâches

-      Ajout de notes

-      Importation et exportation de tâches

   Jour 5 : Personnalisation d’Outlook

Matin : Personnalisation de l’interface

-      Personnalisation de l’interface Outlook

-      Modification de la barre d’accès rapide et du ruban

-      Création d’un onglet personnalisé avec des commandes fréquentes

Après-midi : Questions et réponses

-      Session de questions et réponses pour clarifier les doutes

-      Conseils pour une utilisation efficace d’Outlook

-      Exportation ou importation des paramètres personnalisés

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Programme de la formation D'APPROFONDISSEMENT à l'utilisation d'Outlook en 5 jours

Révisions et approfondissement des bases acquises lors de la formation d'initiation

 Jour 1 : Gestion avancée des emails

Matin : Automatisation de la gestion des emails

-       Création et utilisation de règles avancées pour automatiser la gestion des emails

-       Utilisation des formulaires personnalisés pour les emails

-       Gestion des réponses automatiques

-       Utilisation des modèles d’emails

Après-midi : Gestion avancée des pièces jointes

-       Envoi de pièces jointes volumineuses

-       Protection des pièces jointes

-       Prévisualisation des pièces jointes

-       Sauvegarde des pièces jointes

   Jour 2 :  Calendrier et planification avancés

Matin : Gestion avancée du calendrier

-       Partage du calendrier avec des utilisateurs externes

-       Intégration du calendrier avec d’autres applications

-       Création et gestion des rendez-vous périodiques

-       Utilisation des fuseaux horaires

Après-midi :  Planification avancée de réunions

-       Planification de réunions avec des participants dans différents fuseaux horaires

-       Utilisation des outils de sondage pour planifier des réunions

-       Gestion des invitations à des réunions

-       Utilisation des salles de réunion

   Jour 3 :  Contacts et tâches avancés

Matin : Gestion avancée des contacts

-       Importation et exportation de contacts à partir de différentes sources

-       Synchronisation des contacts avec le téléphone mobile

-       Création de groupes de contacts

-       Gestion des contacts favoris

Après-midi : Suivi avancé des tâches

-       Assignation de tâches à d’autres personnes

-       Suivi de l’avancement des tâches assignées

-       Utilisation des catégories pour organiser les tâches

-       Ajout de notes

-       Création et gestion des tâches périodiques

  Jour 4 : Personnalisation avancée d’Outlook

Matin : Personnalisation avancée de l’interface

-       Création de vues personnalisées pour les emails, le calendrier, les contacts et les tâches

-       Utilisation des champs personnalisés

-       Modification de la barre d’accès rapide et du ruban

-       Création d’un onglet personnalisé avec des commandes fréquentes

Après-midi : Automatisation d’Outlook

-       Création de macros pour automatiser des tâches répétitives

-       Affectation de macros à des boutons ou à des touches de raccourci

-       Gestion des compléments pour étendre les fonctionnalités d’Outlook

Jour 5 :  Sécurité et maintenance d’Outlook

Matin : Sécurité d’Outlook

-       Protection de la confidentialité des emails

-       Utilisation des fonctionnalités de sécurité d’Outlook

-       Gestion des paramètres de confidentialité

Après-midi : Maintenance d’Outlook

-       Sauvegarde et restauration des données d’Outlook

-       Résolution des problèmes courants d’Outlook

-       Optimisation des performances d’Outlook

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6. Encadrement - Effectifs.

 

Concernant les formations en intra-entreprise, notre objectif est d'aider les administrations et entreprises auxquelles nous proposons nos services à améliorer les compétences de leurs collaborateurs. Ainsi, nous travaillons en étroite collaboration avec les différents services de ressources humaines ainsi qu’avec les directions.

Niveau de nos formateurs : Nos formateurs ont tous au minimum un niveau licence, (qui est le niveau de base requis dans l'éducation nationale pour se voir confiées des missions d'éducation et que nous demandons donc à nos formateurs), ou bien avoir des références professionnelles équivalentes.  Lorsqu'un assistant est requis pour aider au bon fonctionnent de la formation, celui-ci a au minimum un niveau universitaire Bac +2 ou bien des références professionnelles  équivalentes.

Les références de nos formateurs sont accessibles pour chaque formation dans les descriptifs des différentes sessions de formations.

Concernant les formations en inter-entreprise, nous travaillons principalement la polyvalence des objectifs atteints. En ce sens, nous travaillons en étroite collaboration avec les services recruteur de pôle emploi afin de donner le maximum de chances d’évolution personnelle à nos stagiaires.  C’est ainsi qu’afin de recruter les formateurs qui correspondent au mieux aux besoins de chacune de nos formations, nous disposons de notre espace « recruteur » au sein pôle emploi : https://recrute.pole-emploi.fr/page-entreprise/proxima-centauri-company, qui assure ainsi un vivier permettant de disposer des formateurs les mieux adaptés à chacune des formations.

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7. Moyens mis en place : (Mis à disposition par l'entreprise ou l'administration dans laquelle nous intervenons ou présents dans les salles dans lesquelles nous organisons nos formations).

 

Moyens techniques :

• Vidéoprojecteur.

• Connection internet pour le formateur et les stagiaires tout au long de la formation.

Moyens pédagogiques :

• Cours et exposés théoriques

• Mise à disposition en ligne de documents supports à la suite de la formation.

• Cours de mise en pratiques

• Etude de cas concrets

• Documents supports de formation projetés.

• Quizz et évaluations.

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8. Lieux de formation : 

 

Formation en INTRA-entreprise : Si possible, accueil des stagiaires dans une salle dédiée à la formation mise à disposition par l’entreprise ou l'administration.  Sinon, Lieu défini pour chaque session par les services PROXIMA CENTAURI COMPANY.

Formation en INTER-entreprise : accueil des stagiaires dans une salle dédiée à la formation. Lieu défini pour chaque session.​

De manière générale, nous faisons appel aux services d'établissement privés ou publics habilités, dans lesquels, toutes les normes de sécurité et exigences liées à la réception de public sont d'ores et déjà scrupuleusement respectées. 

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Références textes officiels:

Règles de sécurité d'un établissement recevant du public (ERP)

L'accessibilité des établissements recevant du public (ERP)

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9. Modalités de la formation : 

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Du fait de l'objectif spécifique de la formation, une formation en présentiel est ce qui, à notre sens, est plus adaptée afin que le formateur puisse suivre correctement en direct la mise en application de chaque point abordé par les stagiaires sur leur ordinateur. C'est la raison pour laquelle, la présente formation n'est proposée qu'en présentiel.

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10. Délais d'inscription : 

 

A compter du 10 juin 2021, les organismes de formation doivent respecter un délai minimum de 11 jours ouvrés entre l'envoi de la confirmation d'inscription et le début de la formation, afin d’éviter la précipitation dans le choix d’une formation. 

La date limite d'inscription à une cession de formation est donc fixée à deux semaines, dans le respect de l'impératif susmentionné, et dans la limite des places disponibles.

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11. Modalités d'évaluation : 

Évaluer une formation permet de :​

1. Mesurer l’écart entre les objectifs de départ et les résultats obtenus ;

2. Analyser les écarts éventuels et en comprendre les raisons ;

3. Interpréter et émettre un jugement de valeur.​

L’évaluation de nos formation permet à l’équipe de management et de formateurs de réguler et d’adapter les formations réalisées.

1. Audit d'analyse des besoins du bénéficiaire - Personnalisation éventuelle du parcours.

2. Test de niveau en amont de la formation - Personnalisation éventuelle du parcours.

3. Test d’évaluations en début de formation par me formateur

4. Test intermédiaire d’évaluation des acquis  (en cours de formation).

5. Evaluations orales ou écrites éventuelles en cours de formation.

6. Une évaluation des acquis en fin de formation

7. Une évaluation à chaud de la formation en fin de formation.

8. Un audit de satisfaction prescripteur peu de temps après la fin de la formation

9. Une évaluation à froid de la formation 2 à 3 mois après la fin de la formation.

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12. Accessibilité et Inclusion : Personnes en situation de handicap -  Accessibilité aux personnes à mobilité réduite (Lien): 

 

Chez nous, l’inclusion est une valeur fondamentale. Nous croyons que chaque apprenant, quel que soit son handicap, mérite un accès équitable à nos formations. Voici comment nous nous adaptons :

1. Étude au Cas par Cas : Nous examinons attentivement chaque situation de handicap. Qu’il s’agisse d’une mobilité réduite, d’un trouble sensoriel ou autre, nous définissons des compensations personnalisées pour chaque apprenant.

2. Loi sur l’Accessibilité : La loi du 5 août 2015 exige que les établissements recevant du public (ERP) soient accessibles aux personnes à mobilité réduite. Nous nous conformons pleinement à cette réglementation.

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Où Ont Lieu Nos Formations ?

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• Dans l’Entreprise du Salarié : Si vous choisissez cette option, vous serez formé dans votre propre entreprise. C’est pratique et conforme à la réglementation.

• Dans un Établissement Public : Nous organisons également des formations dans des lieux publics tels que Pôle Emploi ou l’IGESA. Là encore, l’accessibilité est garantie.

• Quant à nos locaux, ils respectent strictement la réglementation en vigueur, permettant l’accès à tout type de public.

 

Nous sommes là pour vous accompagner, dans la mesure de nos possibilités. N’hésitez pas à nous contacter pour en savoir plus sur nos programmes inclusifs !

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13. Durée, flexibilité de nos formation : 1 semaine de 5 Jours = 35 heures de formation

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Une semaine complète de formation, du lundi au vendredi, représente 35 heures de formation. Cependant, à partir de 2024, nous avons repensé notre approche :

• Formation Intensive : Vous pouvez désormais choisir de moduler l’intensifier votre apprentissage en 2 à 5 jours. Comment ? En ajustant le nombre d’exercices pratiques et l’intensité des sessions. C’est la solution idéale pour les stagiaires pressés ou les financeurs souhaitant une approche plus ciblée.

• Formation Étendue : Si vous préférez un rythme plus étalé avec plus d'exercices d'application, nos sessions se déroulent en une session d'une semaine de 5 jours.

Laissez-nous savoir vos préférences, et nous personnaliserons votre parcours.

Quelle que soit la formule choisie, nous sommes là pour vous accompagner dans votre développement professionnel. N’hésitez pas à nous contacter pour en savoir plus sur nos programmes flexibles !

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14. Sessions : 

 

D’un côté, selon les périodes, nous proposons des sessions fixes à des dates prédéterminées. Ces sessions sont ouvertes aux stagiaires intéressés, principalement en inter-entreprises.

De l’autre côté, nous offrons des sessions à la carte en intra-entreprise, sur demande d’une entreprise spécifique.

Lorsqu’une session est organisée pour un groupe de stagiaires d’une même entreprise, elle peut être personnalisée en fonction des besoins spécifiques de cette entreprise. Cela se fait au cours d’un audit préalable où nous définissons ensemble le parcours idéal.

Quelle que soit la formule choisie, nous sommes là pour vous accompagner dans votre développement professionnel. 

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15. Tarifs 2024 

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Formation Inter-Entreprise

• Tarif TTC par jour, par personne: 300€

• Tarif TTC par semaine, par personne: 1500€ (au lieu de 1900€)

• Baisse de 20,41% du tarif standard de base

Formation Intra-Entreprise

• Tarif TTC par jour, par personne: 250€

• Tarif TTC par semaine, par personne: 1250€ (au lieu de 1900€)

• Baisse de 34,21% du tarif standard de base​

 

Quelle que soit la formule choisie, nous sommes là pour vous accompagner dans votre développement professionnel. N’hésitez pas à nous contacter pour en savoir plus sur nos tarifs et nos programmes de formation ! 

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16. Contact

Secrétariat général: proximacentauricompany@gmail.com

Responsable de formation : marcdoignon83@gmail.com

Tel/Sms : +33 613 564 079 

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17. Renseignements et documents divers : 

Selon formations et sessions de formations particulières

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