Formations ACCESS.
Gestion de bases de données

 

(Mise à jour septembre 2024)

FICHE FORMATION

1. Présentation générale

Microsoft Access est un outil qui permet de gérer et d’organiser efficacement des informations. Il peut être utilisé pour créer une “base de données” pour stocker des informations de manière ordonnée et structurée.

Microsoft  Access est largement utilisé dans le monde des affaires et de l’éducation pour créer, visualiser, modifier et suivre les données. Sa facilité d’utilisation permet de commencer à enregistrer et à gérer des données en peu de temps, même pour les débutants.

Grâce à une variété de fonctionnalités, les bases de données peuvent être personnalisées pour correspondre à un besoin et à un style spécifiques. Access permet également d’intégrer facilement des éléments tels que des formulaires, des rapports et des requêtes, rendant la gestion des données plus efficace. Les fonctionnalités de collaboration en temps réel d’Access permettent de travailler en équipe sur une base de données. Une fois la base de données terminée, elle peut être facilement partagée avec d’autres.

En outre, Microsoft Access est plus qu’un simple outil de gestion de base de données. C’est une plate-forme qui permet de donner vie à des informations, de partager des connaissances et de communiquer de manière efficace. Se former à l’utilisation d’Access, c’est acquérir la capacité de créer des bases de données informatives qui peuvent captiver un public.

Que ce soit pour gérer un projet d’entreprise, partager des résultats de recherche ou organiser une grande quantité de données, Access offre les outils nécessaires pour le faire de manière professionnelle. De plus, avec la possibilité d’établir des relations entre les données et de travailler en collaboration, Access favorise l’interaction et l’engagement.

En se formant à Access, on peut non seulement améliorer ses compétences en gestion de base de données, mais aussi élargir ses possibilités de communication. C’est une compétence précieuse dans le monde d’aujourd’hui, où la gestion efficace de l’information est de plus en plus importante. 

 

Alors, pourquoi ne pas découvrir tout ce que Access a à offrir et voir comment il peut enrichir votre façon de communiquer ?

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La formation Accès que nous proposons, a pour but  de faire découvrir et d'expliciter les rudiment d'Access pour ce qui concerne la session d'initiation.

Elle a ensuite pour but, d'en approfondir les fonctionnalités pour ce qui concerne la session d'approfondissement.

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Selon les possibilités et desirata des personnes formées ainsi que des financeurs, chaque formation nécessitant une partie théorique ainsi qu'une partie pratique plus ou mois longue peut donc être contractée en un minimum de 2 jours et étendue à une semaine de 5 jours

(Voir au début : programmes en 2 ou 5 jours téléchargeables au format PDF). ​

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2. Public concerné:

 

Pour ce qui concerne la session d'initiation, la présente formation est adaptée à toute personne consciente de l'utilité de savoir utiliser Access.

Pour ce qui concerne la session d'approfondissement, la présente formation est adaptée à toute personne maîtrisant les rudiment d'Access et désireuse d'en approfondir les fonctionnalités.

La présente formation est principalement adaptée à des personnes désirant  améliorer leurs compétences à la fois dans le cadre de leur évolution personnelle et de leur évolution professionnelle. 

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3. Objectifs des formations :

La présente formation a pour objectif de faire découvrir les rudiment d'Access ou de permettre d'en approfondir les fonctionnalités. 

Pour les débutants, l’objectif principal est de comprendre les concepts fondamentaux des bases de données, tels que la création de tables, l’entrée de données et la mise en place de relations simples entre les tables.

Pour les débutants un peu plus avancés, l’objectif est d’approfondir ces compétences en apprenant à créer des requêtes plus complexes, à utiliser des fonctions intégrées pour manipuler les données, et à créer des formulaires et des rapports pour faciliter l’interaction avec les données. En fin de compte, l’objectif est de permettre aux participants de créer des bases de données fonctionnelles et efficaces qui répondent à leurs besoins spécifiques.

Pour les demandeurs d'emploi, le but est de leur permettre de mieux maîtriser un outil le permettant augmentant considérablement leurs chances de trouver ou de retrouver un emploi.

 

4. Niveau préalablement requis .

 

Idéalement, niveau seconde au minimum.

5. Programmes et étapes de la formation développé sur 5 jours pouvant être contractés sur 3. 

Programme de la formation d'initiation à l'utilisation d'Access en 5 jours

Les bases d'Accès

 Jour 1 :

Matin : Présentation du logiciel Access

- Se familiariser avec Access : interface, ruban, barre d'accès rapide, barre d'état, etc.
- Créer, ouvrir, enregistrer et fermer une base de données
- Saisir, modifier et corriger des données
- Utiliser les outils d'aide à la rédaction : vérification orthographique, synonymes, traduction, etc.

Après-midi : Mise en forme des tables et des champs

- Choisir les types de données et leurs propriétés : texte, nombre, date/heure, monétaire, oui/non, etc.
- Définir la clé primaire d'une table
- Appliquer des formats numériques : nombre, monétaire, date, pourcentage, etc.
- Copier la mise en forme

   Jour 2 : 

Matin : Mise en relation des tables

- Définir les relations entre les tables
- Assurer l'intégrité référentielle
- Choisir le type de jointure : interne ou externe
- Créer des requêtes à partir des relations

Après-midi : Insertion d'objets liés ou incorporés

- Insérer un objet lié ou incorporé dans une table Access
- Modifier la taille, la position et l'habillage des objets
- Modifier le contenu d'un objet lié ou incorporé
- Mettre à jour ou rompre les liens entre les objets

   Jour 3 : 

Matin : Création de requêtes simples

- Créer une requête à partir d'une ou plusieurs tables
- Mettre au point des requêtes "Sélection"
- Insérer des champs calculés
- Regrouper les données sur un champ, une expression
- Ajouter une ligne de totalisation

Après-midi : Gestion des données avec les requêtes

- Agir sur les données avec les requêtes "Action"
- Créer des requêtes "Paramètre" pour filtrer les données selon des critères
- Créer des requêtes "Croisée dynamique" pour synthétiser les données
- Illustrer le résultat avec un graphique croisé dynamique

Jour 4 : 

Matin : Révision et protection d'une base de données

- Utiliser le mode révision pour suivre les modifications apportées à la base de données
- Accepter ou rejeter les modifications
- Insérer et gérer les commentaires
- Comparer et combiner deux versions d'une base de données
- Protéger une base de données par un mot de passe ou une signature numérique

Après-midi : Partage et collaboration sur une base de données

- Enregistrer une base de données au format PDF ou HTML
- Envoyer une base de données par e-mail ou par OneDrive
- Co-créer une base de données avec d'autres utilisateurs en temps réel
- Utiliser l'historique des versions pour restaurer une version antérieure de la base de données

Jour 5 : 

Matin : Création de courriers et d'étiquettes

- Créer un modèle de courrier personnalisé
- Créer une source de données à partir d'une table Access ou Excel
- Fusionner le modèle et la source de données pour créer des courriers individuels
- Imprimer ou envoyer par e-mail les courriers fusionnés
- Créer et imprimer des étiquettes

Après-midi : Création de formulaires simples

- Générer un formulaire simple à partir du ruban ou de l'assistant formulaire
- Appliquer des filtres et des tris sur le formulaire
- Saisir et modifier les données dans le formulaire
- Mettre en forme le formulaire : bordures, trames, styles, etc.
- Insérer des contrôles : zones de texte, cases à cocher, listes déroulantes, etc.

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2ème SEMAINE D'APPROFONDISSEMENT : Les fonctions avancées d'Access

Révisions et approfondissement des bases acquises lors de la semaine d'initiation

 Jour 1 :

Matin : Gestion avancée des tables

- Insérer, supprimer, déplacer un champ à l'intérieur d'une table
- Modifier plusieurs champs simultanément : groupe de travail
- Lier des tables Access, Excel ou SQL Server pour intégrer des données externes
- Effectuer des calculs à travers des tables différentes
- Utiliser les fonctions 3D (calculs transversaux)
- Protection des champs et des tables

Après-midi : Création et modification de graphiques simples

- Générer des graphiques à partir de tables ou de requêtes
- Choisir les axes abscisses, ordonnées
- Modifier la présentation du graphique
- Ajouter du texte
- La sélection des données
- Insérer un graphique en tant qu'objet près du tableau
- Les graphiques 3D et la vue 3D
- Ajouter ou supprimer des séries
- Imprimer le graphique, le tableau, le graphique et le tableau

   Jour 2 : 

Matin : Les tableaux de synthèse (consolidation et tableaux croisés)

- Que peut-on consolider ?
- La consolidation de tables semblables : par position, par catégorie
- La consolidation de tables différentes : par formule
- Les tableaux croisés dynamiques : création, modification, mise en forme, filtrage, tri, calculs personnalisés, etc.
- Les graphiques croisés dynamiques​

Après-midi :  Les fonctions de recherche

- Combiner les fonctions de recherche : RECHERCHEV, INDEX, EQUIV, DECALER, INDIRECT
- Utiliser des fonctions statistiques : SOMMEPROD, NB.SI.ENS, SOMME.SI.ENS, etc.
- Appliquer des fonctions de conversion pour comparer des données : TEXTE, SUBSTITUE, etc.
- Manipuler des dates et des heures : DATEDIF, TEMPS, JOURSEM, SERIE.JOUR.OUVRE, etc.
- Automatiser des plannings intégrant automatiquement les week-ends et jours fériés
- Utiliser des fonctions matricielles : FREQUENCE, TRANSPOSE, etc.
- Construire ses propres formules matricielles

   Jour 3 : 

Matin : Les fonctions logiques

- Utiliser la fonction SI pour effectuer des tests conditionnels
- Combiner la fonction SI avec les fonctions ET, OU, NON pour effectuer des tests multiples
- Utiliser la fonction SI.ERROR pour gérer les erreurs
- Utiliser la fonction SI.CONDITIONS pour simplifier les formules complexes

Après-midi : La mise en forme conditionnelle

- Appliquer une mise en forme automatique en fonction d'un critère
- Créer une règle personnalisée avec une formule
- Utiliser les barres de données, les nuanceurs de cellules et les indicateurs de performance
- Gérer les règles de mise en forme conditionnelle

Jour 4 : 

Matin : L'importation et l'exportation de données

- Importer des données à partir d'un fichier texte ou CSV
- Importer des données à partir d'une page web ou d'une base de données
- Utiliser Power Query pour transformer et nettoyer les données importées
- Exporter des données vers un fichier texte ou CSV

Après-midi : L'analyse de données avec Power Pivot

- Activer l'extension Power Pivot dans Access
- Créer un modèle de données relationnel avec Power Pivot
- Utiliser le langage DAX pour créer des mesures calculées
- Créer un tableau croisé dynamique à partir du modèle de données Power Pivot

Jour 5 : 

Matin : La création de macros

- Enregistrer une macro pour automatiser une tâche répétitive
- Affecter une macro à un bouton ou à une touche de raccourci
- Exécuter une macro
- Modifier ou supprimer une macro

Après-midi : La personnalisation de l'interface

- Modifier la barre d'accès rapide et le ruban
- Créer un onglet personnalisé avec des commandes fréquentes
- Exporter ou importer les paramètres personnalisés

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Rappelons que chacun de ces deux programmes en 5 jours de formation (semaine 1 pour la semaine d'initiation et semaine 2 pour la semaine d'approfondissement), intègre tout le temps nécessaire à des travaux pratiques plus ou moins longs permettant donc d'effectuer le présent programme en 2 à 5 jours.

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6. Encadrement - Effectifs.

 

Concernant les formations en intra-entreprise, notre objectif est d'aider les administrations et entreprises auxquelles nous proposons nos services à améliorer les compétences de leurs collaborateurs. Ainsi, nous travaillons en étroite collaboration avec les différents services de ressources humaines ainsi qu’avec les directions.

Niveau de nos formateurs : Nos formateurs ont tous au minimum un niveau licence, (qui est le niveau de base requis dans l'éducation nationale pour se voir confiées des missions d'éducation et que nous demandons donc à nos formateurs), ou bien avoir des références professionnelles équivalentes.  Lorsqu'un assistant est requis pour aider au bon fonctionnent de la formation, celui-ci a au minimum un niveau universitaire Bac +2 ou bien des références professionnelles  équivalentes.

Les références de nos formateurs sont accessibles pour chaque formation dans les descriptifs des différentes sessions de formations.

Concernant les formations en inter-entreprise, nous travaillons principalement la polyvalence des objectifs atteints. En ce sens, nous travaillons en étroite collaboration avec les services recruteur de pôle emploi afin de donner le maximum de chances d’évolution personnelle à nos stagiaires.  C’est ainsi qu’afin de recruter les formateurs qui correspondent au mieux aux besoins de chacune de nos formations, nous disposons de notre espace « recruteur » au sein pôle emploi : https://recrute.pole-emploi.fr/page-entreprise/proxima-centauri-company, qui assure ainsi un vivier permettant de disposer des formateurs les mieux adaptés à chacune des formations.

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7. Moyens mis en place : (Mis à disposition par l'entreprise ou l'administration dans laquelle nous intervenons ou présents dans les salles dans lesquelles nous organisons nos formations).

 

Moyens techniques :

• Vidéoprojecteur.

• Connection internet pour le formateur et les stagiaires tout au long de la formation.

Moyens pédagogiques :

• Cours et exposés théoriques

• Mise à disposition en ligne de documents supports à la suite de la formation.

• Cours de mise en pratiques

• Etude de cas concrets

• Documents supports de formation projetés.

• Quizz et évaluations.

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8. Lieux de formation : 

 

Formation en INTRA-entreprise : Si possible, accueil des stagiaires dans une salle dédiée à la formation mise à disposition par l’entreprise ou l'administration.  Sinon, Lieu défini pour chaque session par les services PROXIMA CENTAURI COMPANY.

Formation en INTER-entreprise : accueil des stagiaires dans une salle dédiée à la formation. Lieu défini pour chaque session.​

De manière générale, nous faisons appel aux services d'établissement privés ou publics habilités, dans lesquels, toutes les normes de sécurité et exigences liées à la réception de public sont d'ores et déjà scrupuleusement respectées. 

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Références textes officiels:

Règles de sécurité d'un établissement recevant du public (ERP)

L'accessibilité des établissements recevant du public (ERP)

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9. Modalités de la formation : 

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Du fait de l'objectif spécifique de la formation, une formation en présentiel est ce qui, à notre sens, est plus adaptée afin que le formateur puisse suivre correctement en direct la mise en application de chaque point abordé par les stagiaires sur leur ordinateur. C'est la raison pour laquelle, la présente formation n'est proposée qu'en présentiel.

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10. Délais d'inscription : 

 

A compter du 10 juin 2021, les organismes de formation doivent respecter un délai minimum de 11 jours ouvrés entre l'envoi de la confirmation d'inscription et le début de la formation, afin d’éviter la précipitation dans le choix d’une formation. 

La date limite d'inscription à une cession de formation est donc fixée à deux semaines, dans le respect de l'impératif susmentionné, et dans la limite des places disponibles.

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11. Modalités d'évaluation : 

Évaluer une formation permet de :​

1. Mesurer l’écart entre les objectifs de départ et les résultats obtenus ;

2. Analyser les écarts éventuels et en comprendre les raisons ;

3. Interpréter et émettre un jugement de valeur.​

L’évaluation de nos formation permet à l’équipe de management et de formateurs de réguler et d’adapter les formations réalisées.

1. Audit d'analyse des besoins du bénéficiaire - Personnalisation éventuelle du parcours.

2. Test de niveau en amont de la formation - Personnalisation éventuelle du parcours.

3. Test d’évaluations en début de formation par me formateur

4. Test intermédiaire d’évaluation des acquis  (en cours de formation).

5. Evaluations orales ou écrites éventuelles en cours de formation.

6. Une évaluation des acquis en fin de formation

7. Une évaluation à chaud de la formation en fin de formation.

8. Un audit de satisfaction prescripteur peu de temps après la fin de la formation

9. Une évaluation à froid de la formation 2 à 3 mois après la fin de la formation.

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12. Accessibilité et Inclusion : Personnes en situation de handicap -  Accessibilité aux personnes à mobilité réduite (Lien): 

 

Chez nous, l’inclusion est une valeur fondamentale. Nous croyons que chaque apprenant, quel que soit son handicap, mérite un accès équitable à nos formations. Voici comment nous nous adaptons :

1. Étude au Cas par Cas : Nous examinons attentivement chaque situation de handicap. Qu’il s’agisse d’une mobilité réduite, d’un trouble sensoriel ou autre, nous définissons des compensations personnalisées pour chaque apprenant.

2. Loi sur l’Accessibilité : La loi du 5 août 2015 exige que les établissements recevant du public (ERP) soient accessibles aux personnes à mobilité réduite. Nous nous conformons pleinement à cette réglementation.

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Où Ont Lieu Nos Formations ?

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• Dans l’Entreprise du Salarié : Si vous choisissez cette option, vous serez formé dans votre propre entreprise. C’est pratique et conforme à la réglementation.

• Dans un Établissement Public : Nous organisons également des formations dans des lieux publics tels que Pôle Emploi ou l’IGESA. Là encore, l’accessibilité est garantie.

• Quant à nos locaux, ils respectent strictement la réglementation en vigueur, permettant l’accès à tout type de public.

 

Nous sommes là pour vous accompagner, dans la mesure de nos possibilités. N’hésitez pas à nous contacter pour en savoir plus sur nos programmes inclusifs !

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13. Durée, flexibilité de nos formation : 1 semaine de 5 Jours = 35 heures de formation

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Une semaine complète de formation, du lundi au vendredi, représente 35 heures de formation. Cependant, à partir de 2024, nous avons repensé notre approche :

• Formation Intensive : Vous pouvez désormais choisir de moduler l’intensifier votre apprentissage en 2 à 5 jours. Comment ? En ajustant le nombre d’exercices pratiques et l’intensité des sessions. C’est la solution idéale pour les stagiaires pressés ou les financeurs souhaitant une approche plus ciblée.

• Formation Étendue : Si vous préférez un rythme plus étalé avec plus d'exercices d'application, nos sessions se déroulent en une session d'une semaine de 5 jours.

Laissez-nous savoir vos préférences, et nous personnaliserons votre parcours.

Quelle que soit la formule choisie, nous sommes là pour vous accompagner dans votre développement professionnel. N’hésitez pas à nous contacter pour en savoir plus sur nos programmes flexibles !

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14. Sessions : 

 

D’un côté, selon les périodes, nous proposons des sessions fixes à des dates prédéterminées. Ces sessions sont ouvertes aux stagiaires intéressés, principalement en inter-entreprises.

De l’autre côté, nous offrons des sessions à la carte en intra-entreprise, sur demande d’une entreprise spécifique.

Lorsqu’une session est organisée pour un groupe de stagiaires d’une même entreprise, elle peut être personnalisée en fonction des besoins spécifiques de cette entreprise. Cela se fait au cours d’un audit préalable où nous définissons ensemble le parcours idéal.

Quelle que soit la formule choisie, nous sommes là pour vous accompagner dans votre développement professionnel. 

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15. Tarifs 2024​

 

Formation Inter-Entreprise

• Tarif TTC par jour, par personne: 300€

• Tarif TTC par semaine, par personne: 1500€ (au lieu de 1900€)

• Baisse de 20,41% du tarif standard de base

Formation Intra-Entreprise

• Tarif TTC par jour, par personne: 250€

• Tarif TTC par semaine, par personne: 1250€ (au lieu de 1900€)

• Baisse de 34,21% du tarif standard de base

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Quelle que soit la formule choisie, nous sommes là pour vous accompagner dans votre développement professionnel. N’hésitez pas à nous contacter pour en savoir plus sur nos tarifs et nos programmes de formation ! 

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16. Contact

Secrétariat général: proximacentauricompany@gmail.com

Responsable de formation : marcdoignon83@gmail.com

Tel/Sms : +33 613 564 079 

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17. Renseignements et documents divers : 

Selon formations et sessions de formations particulières

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