Demande de formation. Réservation & Dossier complet
Mise à jour septembre 2024
Présentation de la notion de "demande de formation" (Document fourni par le futur stagiaire à l'OF)
Demander une formation à son employeur ? (Justice.fr)
Prendre la décision de suivre une formation nécessite un minimum de préparations. Il faut savoir quel dispositif de financement on va utiliser, avoir sélectionné la formation adéquate avec un organisme sérieux et être au fait des informations telles que la durée, le coût ou le type de formation. Il faut aussi savoir si on veut la faire sur le temps de travail ou sur son temps personnel. En effet, pour une formation durant les heures de travail il faudra faire une demande à l’employeur afin d’obtenir son accord.
Le choix de la formation
Si la formation envisagée doit se dérouler sur plusieurs semaines et que cette dernière requière que vous partiez quelques temps dans les locaux de l’organisme de formation, votre employeur risque de voir votre projet comme contraignant en terme d’absences.
Si la formation est prévue sur le temps de travail, il vous faudra présenter votre demande à l’employeur de manière formelle, c’est à dire par écrit. Mais vous devrez également en discuter avec lui oralement. L’idéal est d’aborder le sujet bien à l’avance, à l’occasion de l’entretien annuel par exemple. Cela permet au salarié de prendre la température et donc de mieux préparer son argumentaire lorsqu’il transmettra sa demande officielle à l’employeur. C’est aussi une sécurité pour pouvoir adapter sa demande aux éventuelles réticences émises par l’employeur.
Si vous souhaitez réaliser votre formation sur votre temps de travail et donc vous absenter de votre poste, vous devez rédiger une demande écrite et l’adresser à votre employeur. Dans cette demande, vous devez mentionner que vous souhaitez bénéficier du projet de transition professionnelle (https://www.service-public.fr/particuliers/vosdroits/F14018) (c’est le PTP qui permet de réaliser la formation sur le temps de travail). La prise en charge du PTP est du ressort des organismes paritaires agréés par l’État (Fongecif, OPCO, etc) dont les entreprises dépendent.
Si un salarié envisage d’utiliser son droit à la formation professionnelle pendant les journées de travail, il doit en avertir l’entreprise qui l’emploie et obtenir son accord au préalable.
La demande officielle se fait par une lettre sur laquelle on fait figurer en objet « lettre de demande de formation professionnelle ».
Concernant son contenu, on y retrouve :
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les motivations du salarié et la définition de son projet de formation,
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les objectifs visés, les avantages pour le salarié et l’employeur (arguments), les dates, le lieu, la durée, et le nom de l’organisme,
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et le coût de la formation.
Conseil
Il est bon de présenter à l’employeur plusieurs alternatives, c’est à dire plusieurs options quant aux organismes de formation, en précisant les informations clés et en joignant les devis.
A savoir :
Si le salarié fait une demande d’absence sur ses heures d’activité professionnelle, il doit également adresser une lettre à l’organisme paritaire agréé dont dépend l’entreprise. Il est important de savoir que l’employeur a le droit de refuser une formation à un salarié dans le cadre du PTP.
Les informations clés à mettre dans votre lettre
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la date de début de formation
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L’intitulé du parcours choisi
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La durée de l’apprentissage (nombre d’heures et la répartition dans le temps)
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Le nom de l’organisme
Conseil
Mettez beaucoup plus d’informations dans votre demande écrite. Parlez de vos motivations, argumentez et sourcez vos propos. Par exemple si l’organisme choisi bénéficie d’une excellente réputation, parlez-en et donnez des références.
Les règles que vous devez respecter
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Envoyez votre demande en courrier recommandé
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Joignez un certificat d’inscription si vous avez besoin d’un congé pour passer un examen d’entrée
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Réalisez votre demande 120 jours avant le début de la formation si cette dernière s’étale sur une durée de 6 mois ou davantage. La période d’anticipation à respecter est la même si la formation se fait en 1 fois à temps plein. Pour une formation de moins de 6 mois, prévoyez de faire votre demande 60 jours avant.
A savoir :
Votre employeur dispose de 30 jours pour vous faire part de sa décision. S’il ne le fait pas, son silence équivaut à un accord. L’employeur peut vous donner son accord, vous notifier son refus ou bien vous informer de son souhait de différer le congé de transition professionnelle (de 9 mois au maximum).
Faire sa demande à l’organisme de financement du PTP
Le salarié qui souhaite réaliser sa formation sur son temps de travail doit également entreprendre des démarches auprès de la commission paritaire interprofessionnelle de sa région de résidence ou celle qui se trouve dans la région de son emploi. Il doit déposer une demande de prise en charge afin que la commission puisse évaluer si le PTP demandé par le salarié est éligible au CPF. Avant d’entreprendre les démarches avec l’organisme financeur, le salarié doit avoir obtenu l’accord de l’employeur.
A savoir :
Si le salarié est en CDD il peut solliciter une prise en charge au titre du CPF de transition et adresser sa demande à la commission paritaire.
A propos du contenu de la demande écrite que vous allez envoyer à l’organisme de financement agréé du PTP, on aura en fait les mêmes informations que celles figurant sur la lettre de l’employeur. Description du projet, motivations, données concernant la formation désirée, etc. A ce stade il est important de bien argumenter et faire en sorte de présenter une demande complète afin de mettre toutes les chances de votre côté.
Comment motiver sa demande de formation ?
On doit se poser les deux questions suivantes : qu’est-ce qui va montrer à mon employeur et à l’organisme financeur que je suis motivé(e) à suivre la formation et comment appuyer le bien fondé de ma demande ?
Les motivations
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Il faut mettre en avant les compétences qui vont pouvoir être développées et servir à l’entreprise. N’hésitez pas à argumenter autour de tous les impacts positifs qu’aura la formation sur votre emploi et vos performances au quotidien. Idéalement, votre formation doit permettre de répondre à une ou plusieurs problématiques que rencontre l’entreprise.
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Si la formation a pour but de vous permettre d’évoluer au sein de l’entreprise, vos arguments seront davantage tournés vers les possibilités d’évolution et l’aspect multi-compétences que vous confère l’acquisition de nouveaux savoir-faire. En d’autres termes, votre formation est un bon investissement pour l’entreprise sur le long terme.
Bien entendu, si vous avez également des motivations personnelles autres que celles évoquées, vous pouvez également en parler dans votre lettre (si vous jugez que cela peut jouer en votre faveur).
Le bien fondé de la demande
Pour démontrer le bien fondé de votre demande, que ce soit auprès de l’employeur, de l’organisme de financement du PTP ou de l’organisme de formation, vous devez montrer que vous savez où vous mettez les pieds.
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Le projet doit être complet et présenté avec un maximum de détails (objectifs, débouchés, avantages, coûts, dates, possibilités de financement via le CPF, durée, etc).
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La formation doit présenter un intérêt pour l’entreprise ou offrir des débouchés par rapport au marché de l’emploi (en fonction de la situation du demandeur)
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La durée de la formation, l’implication requise en temps et les coûts ne représentent pas de freins potentiels
En résumé : 11 conseils à retenir pour faire sa demande de formation
Ces conseils vous serviront soit pour faire votre demande à l’employeur ou bien à adresser votre demande à l’organisme de financement.
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Rédiger une lettre manuscrite propre, avec de belles tournures de phrases et bien structurée visuellement.
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Exposer ses motivations, mettre en valeur les avantages pour l’entreprise. Projetez-vous un peu plus loin dans l’avenir pour voir si votre formation sert bien la croissance de l’entreprise.
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Proposez plusieurs alternatives (divers organismes, plusieurs devis, plusieurs possibilités en dates, etc)
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Mettez le plus d’informations dans votre lettre pour décrire votre projet
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Si le fait de demander une formation sur le temps de travail peut être un frein pour l’employeur, anticipez en réfléchissant à une organisation pendant la formation
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Soyez un minimum flexible et mettez-vous à la place de l’autre pour mieux anticiper et préparer vos arguments
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Ecrivez les différents scénarios possibles pour mieux définir le contenu de votre demande officielle
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Concernant la demande écrite à l’organisme agréé de financement, ne lâchez rien car cela peut parfois prendre un peu de temps. En cas de refus, réitérez votre demande si nécessaire en vous préparant mieux.
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Faites-vous accompagner dans votre projet par un Conseiller en Evolution Professionnelle
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Soyez incollable sur le CPF et le PTP, autrement dit renseignez-vous en détails avant de faire votre demande.
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Enrichissez-vous de l’expérience des autres (sur le web, les réseaux, avec des collègues, etc). Ils pourront vous parler des obstacles qu’ils ont rencontré.
Une demande de formation manuscrite réussie dépend principalement de la viabilité du projet et de la qualité de la préparation de ce dernier via la recherche d’informations et les démarches. Ne négligez aucun aspect du parcours et soyez pointilleux pour augmenter vos chances d’obtenir l’accord de l’employeur et de l’organisme paritaire agréé.
Attention le salarié doit toujours respecter certaines formalités et délais pour effectuer sa demande.
Dans un premier temps, le candidat doit donc expliquer son projet professionnel en évoquant les raisons pour lesquelles il a choisi la formation. Il insistera ensuite sur les qualités qui peuvent l'aider dans la réussite de la formation. Enfin, il mentionnera les avantages que sa formation lui permettra d'apporter à son entreprise.
Comment un demandeur d'emploi peut-il demander une formation à Pôle Emploi ?
Aujourd’hui, il est quasi-obligatoire de développer de nouvelles compétences afin d’avoir un profil pertinent sur le marché du travail, notamment pour les personnes étant dans une situation de demandeur d’emploi. De ce fait, Pôle Emploi organise une batterie de formations dont il est possible de bénéficier. Dans certain cas et sous certaines conditions, il peut s’agit d’organismes de formation privés.
Pour des travailleurs en quête de reconversion, il faut donc se mettre à niveau grâce à la formation.
Organisme incontournable de la recherche d'emploi et de la reconversion de carrière, c'est tout naturellement que Pôle Emploi a investi le terrain de la formation. Pour bénéficier de ce système, il est obligatoire d’avoir validé son inscription en tant que demandeur d’emploi, et d’avoir motivé sa demande par une lettre de demande de formation professionnelle.
Comment faire la demande d’une formation Pôle Emploi ?
Si une personne inscrite en tant que demandeur d’emploi souhaite intégrer une formation Pôle Emploi, elle doit formuler sa demande auprès de son conseiller personnel au cours d’un des entretiens de suivi. Ce dernier aura le choix de refuser ou de donner suite à la demande, en fonction de sa compatibilité avec le projet personnalité d’accès à l’emploi (PPAE) du demandeur.
Comment cette formation est-elle financée ?
Il est important de retenir que le financement d’une formation Pôle Emploi n’est pas acquis pour les personnes en situation de demandeur d’emploi. Si dans certains cas elles peuvent profiter de stage gratuit, elles doivent assumer les frais de formation. Dans cette situation, le demandeur d’emploi peut avoir recours au total d’heures de formation qu’il a cumulé au sein de son compte personnel de formation (CPF) qui est désormais directement intégré au compte personnel d’activité (CPA). Avec l’aide de son conseiller, un demandeur d’emploi peut aussi effectuer une demande de financement par le biais de l’aide individuelle à la formation (AIF), qui lui sera potentiellement accordée en fonction de la formation choisie et sa situation.
A noter qu’en plus de ces solutions de financement, chaque conseil régional dispose de sa propre batterie d’aide à la formation professionnel. Il est donc important de voir avec son conseiller pour se renseigner sur l’ensemble des aides disponibles.
Formation Pôle emploi avec rémunération
La rémunération pendant une formation est directement en rapport avec l'indemnisation ARE (Allocation d’aide au Retour à l’Emploi) dont le demandeur bénéficie.
Dans le cas où il n’est pas bénéficiaire de cette indemnité, il recevra une rémunération de formation (RFPE) pour toute formation conventionnée dans le cadre de son PPAE. Sinon, le cas échéant, il percevra une rémunération pour toute formation agréée par l'État ou par un Conseil Régional.
La liste des formations proposées
Depuis le 20 mars 2017, le site pole-emploi.fr met à disposition de ses inscrits un large catalogue de formations par le biais d’un moteur de recherches se basant sur plusieurs critères tels que le niveau, le diplôme, l’éligibilité au CPF, etc.
Si une offre en particulier intéresse le demandeur, il pourra se rapprocher directement de l’organisme de formation concerné pour obtenir davantage de documentation.
RESUME
Compte personnel de formation (CPF)
Pendant le temps de travail, le salarié doit obtenir l'accord de son employeur.
Hors temps de travail, le salarié n'a pas à demander l'accord de son employeur.
Projet de transition professionnelle (PTP) - CPF de transition
L'employeur accepte la demande de formation si les 3 conditions suivantes sont réunies :
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Le salarié justifie d'une ancienneté suffisante
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La demande est faite dans les temps
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La demande contient les mentions obligatoires.
Cependant, il peut reporter la formation. C'est le cas s'il estime que l'absence du salarié peut avoir des conséquences préjudiciables à la production et à la marche de l'entreprise.
Un tel report est décidé pour une durée maximale de 9 mois.
Congé de formation des conseillers prud'homaux
L'employeur doit accepter la demande de formation.
Congé de formation d'un salarié membre du CSE
Congé de formation d'un animateur ou cadre de jeunesse
Congé de formation économique, sociale, environnementale et syndicale
Pour ces trois cas : L'employeur peut reporter ce congé pour raisons de nécessité de service ou d'effectifs (exemple : l'absence du salarié serait préjudiciable pour l'entreprise).